CaterOS Hilfecenter

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Einstellungen & Stammdaten Command Center ​

Das zentrale Einstellungs-Modul (/admin/settings) bündelt alle betrieblichen Stammdaten, Finanz- und Bankparameter, DATEV-Kontenrahmen sowie die Benutzer- und Rechteverwaltung von CaterOS.

1. Unternehmens-Stammdaten & Pflichtangaben ​

Die hier hinterlegten Daten bilden das rechtliche Fundament für Angebote, Veranstaltungsaufträge (BEOs), Rechnungsbelege und strukturierte E-Rechnungen (XRechnung & ZUGFeRD):

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                          │   STAMMDATEN COMMAND CENTER  │
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│ FIRMENANSCHRIFT  │   │ PFLICHTANGABEN    │   │ SEPA & FINANZEN   │
│ Firma, Adresse,  │   │ USt-IdNr., HRB,   │   │ IBAN, BIC, DATEV- │
│ Logo & Land      │   │ Vertretung, Mail  │   │ Konten, Inhaber   │
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Granulare Firmenanschrift ​

  • Offizieller Firmenname: Vollständige Firmierung inklusive Rechtsform (z. B. Gourmet Catering GmbH).
  • Anschrift: Aufteilung in Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land für fehlerfreie internationale Adressierung.
  • Firmenlogo: Briefkopf-Grafik für Angebote, BEOs und druckbare PDF-Rechnungen.

Gesetzliche Pflichtangaben für E-Rechnungen ​

  • Firmen-Telefonnummer (BR-DE-6): Pflichtfeld für XRechnung zur Kontaktaufnahme bei Rückfragen zur Abrechnung.
  • Rechnungs-E-Mail (BR-DE-5): Offizielle Adresse für den Empfang von Belegprüfprotokollen und Rechnungsrückfragen.
  • Steuernummer & USt-IdNr.: Erforderlich für die steuerliche Zuordnung (Validierung nach ISO 7064 Mod 11, 10).
  • Handelsregister & Registergericht (BT-30 / BT-33): Registernummer (z. B. HRB 12345) und zuständiges Registergericht zur automatischen Einbindung in das XML-Element <ram:SpecifiedLegalOrganization>.
  • Geschäftsführung / Inhaber: Gesetzliche Vertretung zur automatischen Befüllung des regulatorischen Impressumsblocks (BT-21 = 'REG').

2. SEPA-Bankverbindung & Zahlungsabwicklung ​

  • Bankname & Kreditinstitut: Offizielle Bezeichnung der Hausbank.
  • IBAN & BIC: Validierte Bankkoordinaten für SEPA-Überweisungen.
  • Kontoinhaber (BT-85): Explizite Deklaration des Kontoinhabers zur Vermeidung von Bankclearing-Fehlern, wenn Kontoinhaber und Firmenname voneinander abweichen.
  • Stripe Integration (Pay-by-Link): Optionaler Zahlungsdienstleister für den direkten Einzug von Anzahlungen und Rechnungsbeträgen per Kreditkarte, Apple Pay oder Google Pay.

3. DATEV Finanzbuchhaltung (SKR03 / SKR04) ​

Für den reibungslosen Export an die Steuerkanzlei werden die zentralen Erlöskonten hinterlegt:

  • Erlöskonto Speisen / Catering 19 %: z. B. Konto 8400 (SKR03) bzw. 4400 (SKR04).
  • Erlöskonto Speisen 7 %: z. B. Konto 8300 (SKR03) bzw. 4300 (SKR04).
  • Formatvalidierung: Strikte Beschränkung auf 4-stellige Standard-Sachkonten zur Vermeidung von Fehlern im DATEV EXTF-Header.

4. Mandanten-Rechnungskreise (Absenderprofile) ​

Unternehmen mit mehreren Geschäftsbereichen (z. B. Catering-Hauptbetrieb, Foodtruck-Flotte oder Event-Location) können bis zu zwei separate Absenderprofile pflegen:

  • Individuelle Kopf- & Fußzeilen: Eigenes Logo, abweichende Bankverbindung und separate Farben.
  • Automatische GoBD-Vererbungskaskade: Bleiben Felder in einem Absenderprofil leer, greift das System automatisch auf die globalen Mandanten-Stammdaten zurück.

5. Benutzerverwaltung & Rollenkonzept ​

Zur Absicherung sensibler Betriebsdaten stehen differenzierte Rollen zur Verfügung:

RolleBerechtigungen
ADMINVollzugriff auf alle Bereiche inklusive Stammdaten, Finanzen, DATEV-Export und Benutzerverwaltung.
MANAGERZugriff auf operative Veranstaltungen, Kalkulationen, BEOs, Kundenkartei und Küchenpläne.
KITCHEN_READONLYUnlimitierte Leselizenz für Küchen- und Produktions-Tablets. Zugriff über gesicherte Kiosk-Tokens ohne Passworteingabe am Arbeitsplatz.