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Einkauf & Warenwirtschaft: Wareneingang & Zutaten-Mapping ​

Im Modul Wareneingang & Zutaten-Mapping (/admin/inventory/mapping) verarbeiten Küchen- und Büroteams alle eingehenden Lieferscheine und Rechnungen. Das System liest die Belege vollautomatisch aus, gleicht gelieferte Positionen mit dem betrieblichen Zutatenschatz ab und sichert die lückenlose Bestandsführung und Einstandspreiskalkulation.

📥 Wege des Belegeingangs (Ingestion) ​

Belege können auf zwei Wegen in die automatische Verarbeitung eingespeist werden:

  1. Manueller Upload: PDF-Rechnungen, gescannte Lieferscheine oder Smartphone-Fotos von Papierbelegen werden per Drag & Drop direkt in die Upload-Zone gezogen.
  2. Automatischer E-Mail-Posteingang: Jeder Betrieb verfügt über eine persönliche digitale Inbound-Adresse (z. B. invoices+[uuid]@app.cater-os.de). Werden Großhändler (wie Metro, Transgourmet, Chefs Culinar) angewiesen, Belege direkt an diese Adresse zu senden, liest das System die Anhänge vollautomatisch ein.

🔍 Automatische Beleg-Erkennung (Dual-Engine) ​

CaterOS verarbeitet sowohl strukturierte elektronische Rechnungsformate als auch klassische Papierdokumente:

  • Strukturierte E-Rechnungen (ZUGFeRD & XRechnung): Digitale XML-Rechnungen werden sofort nativ eingelesen. Positionen, Artikelnummern, Steuersätze und Nettobeträge werden ohne jegliche Lesefehler extrahiert.
  • KI-gestützter Dokumentenscan (Gemini Vision): Papierbelege und eingescannte PDFs werden über eine fortschrittliche Bilderkennung analysiert. Die Datenverarbeitung erfolgt unter strikter Einhaltung europäischer Datenschutzstandards ausschließlich in europäischen Rechenzentren (EU-Datenresidenz).

NOTE

Lieferanten-Vorregistrierung: Aus Gründen der Revisionssicherheit und zur Vermeidung von Dubletten müssen Lieferanten vor dem ersten Belegscan einmalig unter /admin/suppliers angelegt worden sein.

👻 Ghost-Artikel & Intelligente Quarantäne ​

Enthält ein Lieferschein oder eine Rechnung einen Artikel, den das System für diesen Lieferanten noch nicht kennt, wird die Warenannahme nicht blockiert. Der Artikel wird als sogenannter Ghost-Artikel in die Quarantäne-Liste aufgenommen:

text
[Beleg eingelesen] ➔ [Bekannter Artikel?]
                         ├── JA  ➔ Sofortige automatische Zuordnung
                         └── NEIN ➔ Ghost-Quarantäne (Einmaliges Mapping erforderlich)

Der Mapping-Ablauf ​

  1. Stammzutat auswählen: Das System schlägt anhand des Artikelnamens passende Zutaten aus dem Gesamtkatalog (>7.000 Zutaten) vor, wobei verifizierte Basis-Zutaten bevorzugt gerankt werden.
  2. Grammatur & Gebindefaktor hinterlegen: Da die Küchen- und Nährwert-Engine immer präzise in metrischen Einheiten rechnet, wird das Liefergebinde umgerechnet (z. B. 1 Kasten = 20 Flaschen oder 1 Karton = 10.000g).
  3. Automatisches Lernen: Nach dem erstmaligen Speichern merkt sich das System die Händler-Artikelnummer. Künftige Lieferungen dieses Großhändlers werden vollautomatisch ohne manuellen Eingriff zugeordnet.

🛡️ Null-Euro-Schutz bei Lieferscheinen (Zero-Price Shield) ​

In der Praxis liefert der Großhändler die Ware oft mit einem preisfreien Lieferschein, während die Abrechnung erst Tage später als Sammelrechnung eintrifft.

Wird ein reiner Lieferschein eingebucht, erhöht das System sofort den physischen Lagerbestand für die Küche. Um zu verhindern, dass der fehlende Preis den durchschnittlichen Zutateneinkaufspreis rechnerisch auf 0,00 € drückt und Rezeptkalkulationen verfälscht, friert der Null-Euro-Schutz den bestehenden Durchschnittspreis temporär ein.

Trifft die dazugehörige Rechnung später im Büro ein, wird sie mit einem Klick mit dem bereits eingebuchten Lieferschein verknüpft:

  1. Rückwirkende Preiskontierung: Das System überschreibt die temporären Nullwerte mit den echten Netto-Rechnungspreisen und aktualisiert den rollierenden Einstandspreis der Zutaten centsicher.
  2. Revisionssichere Korrektur (Unlink): Wurde ein Beleg versehentlich falsch zugeordnet, kann die Verknüpfung über das Trennsymbol gelöst werden. Dadurch werden fehlerhafte Preisabweichungen im Lager storniert, während die digitalen Original-PDFs zur Erfüllung der GoBD-Nachweispflicht unverändert im Archiv verbleiben.