CaterOS Hilfecenter

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Kundenkartei (B2B, B2G & CRM) ​

Das Kundenmanagement (/admin/customers) bildet das zentrale CRM-Fundament von CaterOS. Hier werden sämtliche Kontaktdaten, steuerliche Kennzeichnungen, Abrechnungsparameter und behördliche Leitweg-IDs gepflegt.

1. Differenzierung nach Kundentypen ​

CaterOS unterscheidet strukturiert zwischen drei kaufmännischen Kundensegmenten:

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                          ┌──────────────────────────────┐
                          │         KUNDENSTAMM          │
                          └──────────────┬───────────────┘
         ┌───────────────────────┼───────────────────────┐
         ▼                       ▼                       ▼
┌──────────────────┐   ┌───────────────────┐   ┌───────────────────┐
│ GESCHÄFTSKUNDEN  │   │  BEHÖRDEN (B2G)   │   │  PRIVATKUNDEN     │
│ B2B: Firma,      │   │  Öffentliche Hand:│   │  B2C: Vor-/Nach-  │
│ USt-IdNr.,       │   │  Leitweg-ID,      │   │  name, Anlässe &  │
│ Rechnungsadresse │   │  Bestellreferenz  │   │  Lieferadresse    │
└──────────────────┘   └───────────────────┘   └───────────────────┘

1. Geschäftskunden (B2B) ​

  • Pflichtangaben: Offizieller Firmenname, Rechtsform und Ansprechpartner.
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.): Zwingend für die korrekte steuerliche Einstufung im B2B-Geschäftsverkehr sowie für innergemeinschaftliche Lieferungen.
  • Getrennte Anschriften: Verwaltung von Lieferort (z. B. Event-Location oder Firmenstandort) und abweichender Rechnungsanschrift (Buchhaltungszentrum).

2. Öffentliche Auftraggeber (B2G) ​

  • Leitweg-ID (BT-10): Elektronische Zustelladresse für Bundes-, Landes- und Kommunalbehörden (z. B. 991-33333-62).
  • Auftrags- & Bestellreferenz (BT-13): Vorgeschriebene Bestellnummer (PO-Nummer) zur automatischen Rechnungszuordnung im ERP-System der Behörde.

3. Privatkunden (B2C) ​

  • Stammdaten: Vor- und Nachname, Telefonnummer, private Anschrift.
  • Persönliche Meilensteine: Erfassung von Geburtstagen, Jubiläen oder Hochzeitstagen für kundenorientierte Betreuung.

2. Integrierte Leitweg-ID Validierung (ISO/IEC 7064 Mod 97-10) ​

Zur Vermeidung abgelehnter Rechnungen an staatlichen Rechnungseingangsplattformen (wie ZRE oder OZG-RE) prüft CaterOS jede eingegebene Leitweg-ID in Echtzeit nach dem mathematischen ISO/IEC 7064 Mod 97-10 Standard:

  • Struktur der Leitweg-ID: Grob-Adressierung - Fein-Adressierung - Prüfziffer (z. B. 04011000-12345-03).
  • Prüfziffernberechnung: Die zweistellige Prüfziffer am Ende der Kennung wird mathematisch gegen den gesamten Payload validiert.
  • Fehlerprävention: Weicht die Prüfziffer vom mathematischen Sollwert ab oder fehlen Pflicht-Trennstriche, blockiert das System fehlerhafte Eingaben sofort mit einem verständlichen Korrekturhinweis.

3. CRM-Aktivitäten & Vertriebsprozesse ​

Neben den reinen Stammdaten bietet die Kundenkartei strukturierte Werkzeuge zur Steuerung des Kundenkontakts:

  • Aktivitäts-Journal: Chronologische Übersicht aller Angebote, Auftragsbestätigungen, BEOs und Rechnungen des jeweiligen Kunden.
  • Integrierte E-Mail-Kommunikation: Direkter Versand von Angeboten, Nachfass-Mails und Rechnungen mit Zustellungs- und Lesebestätigung.
  • Akquise-Quellen (Lead Source): Erfassung der Herkunft (Empfehlung, Messe, Online-Portal, Stammkunde) zur statistischen Auswertung der Vertriebskanäle.
  • DSGVO-konformes Opt-In: Protokollierung der Einwilligung für E-Mail-Kommunikation und Newsletter.