CaterOS Hilfecenter

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Verkauf & Kalkulation: Veranstaltungen, BEO & Angebots-Kalkulator ​

Das Veranstaltungsmodul (/admin/events) ist das operative und kaufmännische Leitwerk von CaterOS. Es führt Eventmanager, Küchenchefs, Serviceleiter und Buchhaltung durch den gesamten Lebenszyklus eines Catering-Projekts – von der ersten Kundenanfrage über die minutengenaue phasenbasierte Ablaufplanung und digitale Vertragssignatur bis hin zum operativen Regieplan (BEO), der 5-Stufen-Nachkalkulation und der rechtssicheren Schlussrechnung.

🎯 1. Der 6-Stufen Event-Lebenszyklus ​

Jedes Catering-Projekt durchläuft eine strukturierte Status-Pipeline:

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[1. ANFRAGE] ➔ [2. ANGEBOT] ➔ [3. BESTÄTIGT] ➔ [4. IN PRODUKTION] ➔ [5. DURCHGEFÜHRT] ➔ [6. ABGESCHLOSSEN]
  Kundenlead     Kalkulation    Digitale Signatur    Küchen-BEO         Nachkalkulation      Schlussrechnung
  1. Anfrage: Erfassung von Kundenkontakten, Rahmendaten (Gästezahl, Datum, Location, Budget) und individuellen Vorlieben.
  2. Angebot: Phasenbasierte Menü-, Getränke-, Personal- und Logistikkalkulation im interaktiven Angebots-Kalkulator.
  3. Bestätigt: Verbindliche Beauftragung durch den Kunden per digitalem Magic Link inklusive rechtssicherer Signatur.
  4. In Produktion: Automatische Übergabe der Speisenmengen an die Küchen-Produktionsplanung und Generierung der BEO-Laufzettel.
  5. Durchgeführt: Operative Durchführung des Events und Erfassung von Verbräuchen, Bruch und Zusatzstunden.
  6. Abgeschlossen: Finale Nachkalkulation, Verrechnung von Anzahlungen und Erstellung der GoBD-konformen Schlussrechnung.

💡 2. Der interaktive Angebots-Kalkulator (Proposal Canvas) ​

Im Angebots-Editor (/admin/events/[id]) werden alle Kosten- und Erlöspositionen eines Events in einer visuellen, phasenbasierten Oberfläche zusammengeführt:

Phasenbasierte Ablaufplanung ​

Veranstaltungen werden chronologisch in zeitliche Abschnitte gegliedert:

  • 14:00 – Aufbau & Eindecken: Logistikpersonal, Fuhrpark, Tische, Stühle, Tischwäsche.
  • 16:00 – Sektempfang & Fingerfood: Flying Buffet (CaterBites), Welcome Drinks, Empfangsservice.
  • 18:30 – Dinner & Buffet: 4-Gänge-Menü, Live-Cooking-Stationen, Schankpersonal, Servicebrigade.
  • 23:00 – Mitternachtssnack & Bar: Currywurst-Topf, Cocktail-Bar, Barmixer.
  • 02:00 – Abbau & Rücktransport: Logistikteam, Leergut- und Geschirr-Rücklauf.

Globales Event-Personal (Phasenübergreifend) ​

Personal, das nicht an eine einzelne Service-Phase gebunden ist (z. B. der leitende F&B Manager, der Küchenchef vor Ort, Shuttle-Fahrer oder Sicherheitsdienst), wird in der Sektion Globales Event-Personal geplant. Das System berechnet die Stunden automatisch phasenübergreifend in die Gesamtsummen ein.

Intelligente BMF-Umsatzsteuer-Logik (7 % vs. 19 %) ​

Gemäß den Vorschriften des Bundesfinanzministeriums (BMF) und des § 3 Abs. 9 UStG unterscheidet das System automatisch zwischen reiner Speisenlieferung und gastronomischer Dienstleistung:

  • 7 % USt (Ermäßigter Steuersatz): Das Angebot umfasst ausschließlich verzehrfertige Speisen zur reinen Anlieferung (Partyservice ohne Personal, ohne Geschirrgestellung, ohne Aufbau).
  • 19 % USt (Regelsteuersatz): Sobald Servicepersonal, Köche vor Ort, Leihgeschirr, Gläser, Bestuhlung oder ein Serviceaufbau im Angebot enthalten sind, stuft das System das gesamte Angebot vollautomatisch und finanzamtskonform auf 19 % USt hoch.

Margen-Steuerung & Preiskalkulation ​

  • Live-Margen-Ampel: Das System zeigt für jeden Menügang und jede Position den echten Wareneinsatz (COGS) und die erzielte Marge in Echtzeit an.
  • Preise auf Soll-Marge anpassen: Ein Klick passt alle manuell eingetragenen Einzelpreise automatisch so an, dass die im Betrieb hinterlegten Ziel-Margen exakt erreicht werden.
  • Paketpreise (Pauschalbetrag): Soll dem Kunden ein fester Pro-Kopf-Betrag (z. B. 119,00 € pro Gast) angeboten werden, kann der Gesamtpreis manuell fixiert werden. Die interne Deckungsbeitragsrechnung kalkuliert im Hintergrund ungestört weiter.
  • Null-Euro-Schutz für Zugaben: Echte VIP-Positionen (z. B. ein Gratis-Aperitif für das Brautpaar mit 0,00 €) werden sauber ausgewiesen, ohne dass Berechnungen fehlschlagen.

Anstelle unübersichtlicher statischer PDFs erhält der Kunde einen interaktiven, für Smartphones und Tablets optimierten Magic Link:

  • PIN-geschützter Zugang: Zur Wahrung der Vertraulichkeit öffnet sich das Angebot erst nach Eingabe einer vierstelligen Sicherheits-PIN.
  • Rechtssichere digitale Kundensignatur (eIDAS / BGB § 127):
    1. Der Kunde liest das Angebot und klickt auf „Angebot verbindlich annehmen & signieren“.
    2. Es öffnet sich das Signaturfeld: Der Kunde zeichnet seine Unterschrift direkt per Touchscreen oder Maus und trägt seinen Klarnamen ein.
    3. Beim Absenden generiert das System einen unveränderlichen Prüfpfad mit kryptografischem SHA-256 Dokumentenhash, IP-Adresse und UTC-Zeitstempel.
    4. Der Event-Status springt automatisch auf „Bestätigt“ und alle Betriebsleiter werden per E-Mail benachrichtigt.

✉️ 4. Event-Kommunikationszentrale ​

Jedem Event wird eine eigene, eindeutige E-Mail-Adresse zugewiesen (z. B. events+[id]@app.cater-os.de):

  • Sendet der Kunde eine E-Mail oder antwortet auf ein Angebot, wird die Nachricht automatisch dem Kommunikations-Reiter der jeweiligen Veranstaltung zugeordnet.
  • Angebote, Menükarten-Entwürfe und Nachfragen können direkt aus dem System heraus versendet werden.
  • Eine automatische Zustellbarkeitsüberwachung warnt sofort bei fehlerhaften Kunden-Mailadressen (Bounces).

🧾 5. 1-Klick Rechnungsübernahme & Anzahlungsverwaltung ​

Sobald ein Angebot bestätigt ist, übernimmt die Rechnungs-Engine die kalkulierten Daten:

  • Anzahlungspläne: Automatisierte Erstellung von Anzahlungsrechnungen (z. B. 50 % bei Vertragsabschluss, 40 % 14 Tage vor Veranstaltungsbeginn).
  • Restbetragsermittlung (§ 14 Abs. 5 UStG): Bei der Erstellung der finalen Schlussrechnung werden alle bereits geleisteten Anzahlungen betraglich und steuersatzbezogen automatisch abgezogen.

📋 6. Der Regieplan (BEO / Function Sheet) & Druck-Suite ​

Für die operative Durchführung am Veranstaltungstag stehen drei spezialisierte Druckmodule bereit:

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                  ┌──────────────────────────────┐
                  │    VERANSTALTUNG (BEO-HUB)   │
                  └──────────────┬───────────────┘
         ┌───────────────────────┼───────────────────────┐
         ▼                       ▼                       ▼
┌──────────────────┐   ┌───────────────────┐   ┌───────────────────┐
│ REGIEPLAN (BEO)  │   │ SERVICE-BRIEFING  │   │  AUFBAU & LOGIK   │
│ Ablauf, Phasen & │   │ Getränkeregeln &  │   │ Bestuhlung, Raum- │
│ Portionen (Küche)│   │ Abrechnung (M.D.) │   │ skizze & Fuhrpark │
└──────────────────┘   └───────────────────┘   └───────────────────┘
  • Regieplan (BEO Timeline): Der operative Masterplan für die Küche und die Serviceleitung vor Ort. Preise sind vollständig ausgeblendet. Ein temporärer QR-Code ermöglicht dem Team vor Ort den schnellen Zugriff auf kurzfristige Änderungen (z. B. spontan gemeldete Allergien).
  • Service-Briefing: Kompaktes Briefing-Dokument für den Maître D' mit exakten Absprachen zu Getränkepauschalen, Nachschenk-Regelungen und VIP-Tischen.
  • Aufbau- & Logistikplan: Detaillierte Angaben zur Bestuhlungsart (z. B. Bankett, Parlamentarisch, U-Form, Stehempfang), Raumaufteilung, Fuhrpark- und Ladezeiten.
  • BEO-Sync: Ändert sich die Gästeanzahl im Cockpit, passen sich alle Küchenmengen und Rüstlisten für die Vorbereitungsküche automatisch an.

⚖️ 7. 5-Stufen-Nachkalkulation & GoBD-Schlussrechnung ​

Nach Abschluss der Veranstaltung führt ein 5-stufiger Assistent zur finalen kaufmännischen Abrechnung:

  1. Speisen-Rückläufe & Zusatzgäste: Erfassung von Speiseresten zur Optimierung künftiger Rezepturmengen sowie Erfassung spontan hinzugekommener Gäste (Extra Pax).
  2. Getränke-Strichliste: Schnelle tastaturgesteuerte Erfassung angebrochener Flaschen und Fässer zur genauen Abrechnung des Ist-Verbrauchs.
  3. Material & Bruch: Dokumentation von zerbrochenem Glas, verlorenem Besteck oder beschädigtem Mobiliar zur Weiterberechnung oder Schadensregulierung.
  4. Personalstunden-Abgleich: Vergleich der geplanten Schichtzeiten mit den real geleisteten Arbeitsstunden für die Lohnabrechnung und eventuelle Kundennachberechnungen.
  5. GoBD-Schlussrechnung: Automatische Generierung der Schlussrechnung unter Verrechnung aller geleisteten Anzahlungen und Übergabe an das E-Rechnungsmodul (XRechnung 3.0 / ZUGFeRD).

🔗 8. System-Vernetzung im Gesamtbetrieb ​

Das Veranstaltungsmodul verbindet alle operativen Abteilungen des Betriebs:

  • Produktionsplanung: Übergabe der kalkulierten Speisen an Postenpläne und KDS-Tablets.
  • Einkauf & Lager: Automatische Reservierung und Abbuchung benötigter Rohwaren.
  • Personalplanung: Nahtlose Schicht- und Zeiterfassung für Service- und Küchenpersonal.
  • Finanzbuchhaltung: Standardisierter DATEV-Export und GoBD-revisionssicherer Audit-Trail.