CaterOS Hilfecenter

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Debitoren (Ausgangsrechnungen & E-Rechnung) ​

Die Rechnungs-Zentrale (/admin/billing) bildet das revisionssichere, GoBD- und EN-16931-konforme Kontrollzentrum für sämtliche Ausgangsrechnungen, E-Rechnungs-Exporte (XRechnung & ZUGFeRD), das assistierte Mahnwesen sowie die DATEV-Buchhaltungsübergabe.

1. Gesetzliche E-Rechnungspflicht ab 2025 ​

Mit dem Inkrafttreten des Wachstumschancengesetzes zum 1. Januar 2025 ist die Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen im inländischen B2B- und B2G-Geschäftsverkehr verpflichtend. Reine PDF-Dateien ohne strukturierten Datensatz genügen den gesetzlichen Anforderungen im B2B-Bereich nicht mehr.

CaterOS unterstützt die beiden maßgeblichen deutschen Standards standardmäßig und ohne externe Zusatzsoftware:

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[Rechnungsausstellung] ➔ [Empfängertyp prüfen]
                              ├── Behörde (B2G)    ➔ XRechnung 3.0 (CII XML mit Leitweg-ID)
                              ├── B2B Unternehmen ➔ ZUGFeRD 2.2 / Factur-X (PDF/A-3 + XML)
                              └── Privatkunde (B2C)➔ Standard PDF-Rechnung (GoBD-konform)

XRechnung 3.0 (UN/CEFACT CII) ​

  • Einsatzbereich: Öffentliche Verwaltung, Bund, Länder und Kommunen (B2G).
  • Format: Reines, semantisch strukturiertes XML nach UN/CEFACT Cross Industry Invoice (CII) Standard.
  • KoSIT Profil-Kennung: urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0
  • Elektronische Adresse: Übermittlung über die behördliche Leitweg-ID (z. B. 991-33333-62) im Käufer-Referenzfeld (<ram:BuyerReference>) mit Schema-Kennung 0204.

ZUGFeRD 2.2 / Factur-X ​

  • Einsatzbereich: Regulärer Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen (B2B).
  • Format: Hybrides Rechnungsformat (visuelle PDF/A-3 Sichtkopie mit eingebetteter, identischer factur-x.xml).
  • Profile: Standardmäßige Generierung im Profil EN 16931 (urn:cen.eu:en16931:2017). Fehlen bei Altdaten einzelne Empfängerdaten, greift automatisch das Profil BASIC (urn:factur-x.eu:1p0:basic), um fehlerhafte Exporte auszuschließen.

2. Rechtssichere Pflichtangaben & Handelsregister ​

Gemäß den Vorgaben des Handelsgesetzbuches (HGB) und des § 14 UStG werden alle vorgeschriebenen Unternehmensangaben automatisiert in den E-Rechnungs-Datensatz eingebunden:

Standard-FeldBezeichnungTechnische Abbildung im XML
BT-21 = 'REG' / BT-22Impressumspflicht<ram:IncludedNote> mit SubjectCode = 'REG' (Geschäftsführung, Sitz der Gesellschaft, Handelsregister, Steuernummer / USt-IdNr.)
BT-30Handelsregisternummer<ram:SellerTradeParty><ram:SpecifiedLegalOrganization><ram:ID>
BT-33Registergericht / Sitz<ram:SellerTradeParty><ram:SpecifiedLegalOrganization><ram:TradingBusinessName>
BT-85SEPA Kontoinhaber<ram:PayeePartyCreditorFinancialAccount><ram:AccountName>
BR-DE-5 / BR-DE-6Rechnungs-E-Mail & Telefon<ram:DefinedTradeContact> mit URI-ID und Telefonnummer

3. Belegtypen & Rechnungsarten ​

Das System differenziert strikt zwischen verschiedenen kaufmännischen Anlässen:

  1. Freie Rechnungen (/admin/billing/new):

    • Manuelle Erstellung von Direkt- und Einzelrechnungen unabhängig von Catering-Veranstaltungen.
    • Flexible Positionserfassung mit automatischer USt-Klassifizierung (19 %, 7 % oder Steuerbefreiung gem. § 4 UStG).

  2. Event-Abrechnung (BEO / Angebot):

    • Übernahme kalkulierter Positionen aus genehmigten Veranstaltungsangeboten.
    • Automatische Verrechnung zuvor erhaltener Anzahlungen (TotalPrepaidAmount) zur Ermittlung des exakten Restzahlbetrags (DuePayableAmount).

  3. Stornorechnungen (Typ 381):

    • Vollständige Aufhebung einer fälschlich finalisierten Rechnung unter Beibehaltung der GoBD-Revisionskette.
    • Automatische Referenzierung der Ursprungsbelegnummer im Tag <ram:InvoiceReferencedDocument>.

  4. Rechnungskorrekturen:

    • Kaufmännische Korrektur von Teilleistungen oder Preisen mit Verweis auf das Ausgangsdokument.

4. DATEV Kanzlei-Rechnungswesen Export (EXTF 700) ​

Für die nahtlose Übergabe an den Steuerberater oder die interne Finanzbuchhaltung steht der standardisierte DATEV-Format-Export bereit:

  • Format-Spezifikation: EXTF-Format 700 (Satzart 21 / Invoices) mit vorangestelltem UTF-8 Byte Order Mark (\uFEFF).
  • Kontierung: Automatische Zuordnung der Nettoerlöse auf die in den Stammdaten hinterlegten DATEV-Erlöskonten (z. B. Konto 8400 für 19 % Speisen/Dienstleistungen, Konto 8300 für 7 % Speisen nach SKR03 bzw. 4400 / 4300 nach SKR04).
  • Belegfeld 1: Präzise Begrenzung der Rechnungsnummer auf maximal 36 Zeichen zur Gewährleistung des fehlerfreien DATEV-Imports.

5. Assistiertes Mahnwesen (Fälligkeitsüberwachung) ​

Im Catering- und Eventbereich erfordern Zahlungsverzüge differenzierte kaufmännische Entscheidungen. Das System verzichtet daher bewusst auf ungesteuerte automatische Mahn-E-Mails.

  • Fälligkeits-Radar: Automatische Erkennung überschrittener Zahlungsziele anhand des Rechnungsdatums und der vereinbarten Zahlungsfrist.
  • Status-Ampel: Farbliche Kennzeichnung überfälliger Belege in der Rechnungsübersicht.
  • Manuelle Freigabe: Kaufmännische Entscheidung über das Auslösen von Zahlungserinnerungen, Mahnstufen oder individueller telefonischer Nachverfolgung.